Reingenieria de compras.

El 8 de julio tuvimos una nueva sesión del foro en la que hablamos de la re-ingeniería de compras.

Primero Jesús Mari Galdos, experto en coordinar proyectos de re-ingeniería de compras, explicó en que se basaba su sistema de reingeniería para conseguir grandes ahorros en las compras que se realizaban en la empresa. La actividad está enmarcada dentro del modelo de gestión participativa basado en un nuevo estilo de relaciones.

La propuesta que planteaban era reinventar la forma de comprar partiendo de cero, de la hoja en blanco, con equipos de personas que no estén en el área de compras, para que aporten una visión diferente de la forma de comprar. Pero ojo, sin criticar la forma de trabajo que se hacia hasta entonces, puesto que hacer algo nuevo no implica que lo anterior no funcione.

En esta búsqueda de nuevas oportunidades, la comunicación es la base del aprendizaje conjunto. La experiencia debe ser compartida, con libertad, responsabilidad y ética.

Jesus Mari nos contó ejemplos realizados en diferentes empresas con este modelo, y las reducciones en costes de compras que se habían logrado. Comentó que, en general, en las empresas no se habla de lo que se compra y el impacto que eso tiene, y que es fundamental hacerlo y ser conscientes del coste de las cosas.

A veces, al hacer la re-ingeniería, encuentran que en algunas familias de productos ya compraban a precios competitivos. Entonces, perfecto, se va a otra familia.

Después les tocó el turno a Alex y Alazne, que nos contaron su experiencia en re-ingeniería de compras en Burdinola, lo que enmarcaron como un "recorrido personal y profesional".

Nos contaron como habían pasado de trabajar en tareas rutinarias, a poder además participar en diferentes grupos de trabajo, como por ejemplo, el equipo de re-ingeniería de compras.

¿Cómo se crea un Equipo de re-ingeniería de compras? Se eligen coordinadores que no pertenezcan al área de compras, este elige al equipo formado por dos, tres personas más.

Estos equipos son "ad hoc" para el proyecto. Al finalizar el mismo, se disuelve el equipo. De esta forma se logra polivalencia y flexibilidad. Pero no ha de ser un equipo liberado, si no que deben dedicar como mucho una hora al día a esa labor.

¿Cómo es el proceso? Creado el equipo, se visita otra experiencia en una empresa que ya lo haya implantado como aprendizaje, se analiza la realidad de la propia empresa y el ABC de las familias de productos con más o menos impacto en el volumen de compras, y se distribuyen equitativamente entre los equipos. El equipo es el que va definir que objetivos quiere alcanzar en cada familia, siempre ambiciosos para que merezca la pena el esfuerzo.

Se define el modelo de referencia de lo que se consume (para ello es necesario que las personas del equipo hablen con los miembros de la organización, conozcan que se produce, que se hace, que necesidades hay, y pregunten). Con el modelo de referencia, se buscan oportunidades de ahorro, y estas oportunidades se validan con personas de la organización. Si el nuevo proveedor es validado, se gestionan las relaciones con este nuevo proveedor, y si no, se estudian las razones por las que ha sido rechazado, para ver si pudieran ser subsanadas.

Alex y Alazne nos comentaron como habían vivido todo el proceso con ilusión, y con mucho apoyo de la gente del taller, con quienes iban a visitar proveedores. Para ellos supuso una oportunidad para desarrollar conocimiento y un aprendizaje para vencer dificultades.

Nos dijeron que el esfuerzo personal es fuerte, porque es un cambio, pero que luego les dio una visión más global de la organización y les ayudo a entenderla mejor. La verdad es que transmitían una ilusión que invitaba a embarcarse en un proyecto como ese, surjan las dificultades que surjan en el camino.

Al finalizar, se planteo como tema a tratar en el próximo encuentro las experiencias con equipos de satisfacción de clientes. Será en septiembre.